Ammatillinen viestintä: keinot, toiminnot, prosessin organisoinnin periaatteet

2024 Kirjoittaja: Miguel Ramacey | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2023-12-17 06:18

Ammattimainen viestintä on välttämätöntä, jotta yrityksen ihmiset voivat kommunikoida tehokkaasti toistensa kanssa. Koko yrityksen työn nopeus riippuu suoraan siitä, kuinka nopeasti ja helposti tiedonsiirto tapahtuu.

Ammattimaisella viestinnällä on tärkeä rooli tehokkaimpien päätösten tekemisessä ja niiden välittämisessä tiimille. Jos ne ovat huonosti vakiintuneet, se uhkaa aiheuttaa kielteisiä seurauksia, jotka voivat ilmaista virheitä valituissa päätöksissä, väärinkäsitysten syntymistä työntekijöiden ja esimiehen välillä sekä ihmissuhteiden huononemisessa.

Käsitteen määritelmä

Ammattimainen viestintä on virallisten suhteiden alueella tapahtuvaa vuorovaikutusta. Niiden päätavoitteena on saavuttaa aiotut tulokset, ratkaista asetetut tehtävät sekä optimoida tietyt toiminnot. Samaan aikaan jokainen osallistuja ammatilliseen viestintäänon oma asemansa, esimies, alainen, kollega tai kumppani.

Niissä tapauksissa, kun uraportaiden eri tasoilla olevat ihmiset (esiintyjä ja johtaja) kommunikoivat keskenään, voidaan puhua alisteisesta viestinnästä. Loppujen lopuksi suhteiden vertikaali näkyy täällä selvästi. Tasa-arvoisen yhteistyön periaatteeseen perustuvaa vuorovaikutusta toteutettaessa voidaan puhua horisontaalisesta viestinnästä.

Ongelman relevanssi

Ammattimainen viestintä on jokapäiväinen kokemus ihmisille. Se tapahtuu töissä ja kouluissa, yliopistoissa ja virallisissa laitoksissa. Tämä on viestintää opiskelijoiden ja opettajien, alaisten ja esimiesten, kilpailijoiden, kumppaneiden ja työtovereiden välillä. Edeltävän tavoitteen saavuttamiseksi jokaisen on tunnettava tällaisen viestinnän keinot ja periaatteet, koska kumppanien on kommunikoitava samalla kielellä (sekä kirjaimellisesti että kuvaannollisesti), heillä on yhteinen sosiaalinen kokemus ja ymmärrettävä toisiaan.

Yritysviestinnän perusehtojen noudattaminen

Kuinka tehdä ammatillisesta viestinnästä mahdollisimman tehokasta? Tämä edellyttää useiden ehtojen täyttymistä. Ensinnäkin viestinnällä tulee olla selkeä tarkoitus. Samalla kaikkien tähän prosessiin osallistuvien henkilöiden etu on tärkeä sen saavuttamisessa. Esimerkkinä sopimuksen tekeminen, suhteiden solmiminen, tapahtumien koordinointi, suotuisimpien yhteistyöedellytysten kehittäminen jne.

Kaikilleammatillisen ja liikeviestinnän osallistujien on otettava yhteyttä toisiinsa ja tehdä tämä riippumatta henkilökohtaisista mieltymyksistä tai inhoamisista. Samalla on noudatettava alisteisuutta, työrooleja, liikeetikettiä ja muodollisia rajoituksia. Jälkimmäinen käsite ei tarkoita vain erilaisten protokollien, rutiinien ja määräysten täytäntöönpanoa, vaan myös banaalista tarvetta hallita omien tunteiden voimaa ja kunnioittaa keskustelukumppania.

Lisäksi yksi välttämättömistä edellytyksistä yritysviestinnän tehokkaimmalle toteuttamiselle ammatillisessa toiminnassa on sen hallittavuus. Yrityksen päällikön, joukkueen eteen tulevien tehtävien ratkaisemisesta eniten kiinnostuneena, tulisi ensin huolehtia tällaisesta hetkestä. Hänen on tärkeää motivoida työntekijöitään löytämään paras ratkaisu, koska muuten he jäävät passiivisiksi tarkkailijoiksi, jotka eivät tarjoa ideoita.

Yritysviestinnän työkalut

Ammattimainen viestintä on yhden henkilön tai kokonaisen ihmisryhmän mielekäs halu motivoida yksi työntekijä tai koko tiimi toimiin, jotka voivat jollain tavalla muuttaa tilanteen tai kääntää keskustelun eri suuntaan.

Suunnitelman toteuttamiseen on saatavilla useita työkaluja. Joten ammatillisen viestinnän keinoja ovat:

1. Tavallinen posti. Kaikista yritysviestinnän keinoista se on vanhin. Ja tässä suhteessa perinteisellä postilla on useitapuutteita. Ne koostuvat alhaisesta viestinvälitysnopeudesta, monimutkaisemmasta kirjainten suunnittelusta (verrattuna muihin viestintätyyppeihin) jne. Puhumattakaan siitä, että tämä järjestelmä ei aina toimi oikealla tasolla. Mutta tavallista postia käytetään edelleen ammattiviestinnän välineenä. Sen tärkein etu on erittäin hyväksyttävä tapa siirtää tärkeitä asiakirjoja kumppanien välillä. Liikesuhteissa voidaan käyttää myös sellaista menetelmää kuin sähkeiden välitys. Tämä palvelu tarjotaan myös postitse.
2. Puhelinyhteys. Tämä on erittäin tehokas yritysviestinnän keino. Puhelinneuvottelut eivät kuitenkaan ole oikeudellisesti sitovia. Tämä seikka tulee ottaa huomioon käytettäessä ammattiviestintää ja muita keinoja käytettäessä.
3. Sähköposti. Tämä suhteellisen uusi yritysviestinnän keino nauttii ansaittua suosiota. Yksi sen tärkeimmistä eduista on yhdistelmä kirjallisen viestinnän muotoa (kiinteä teksti) ja suullisen viestinnän ominaisuuksia, kuten tiedonsiirron nopeutta ja mahdollisuutta saada melkein välitön vastaus. Tällaiset ominaisuudet tekevät sähköpostista yhden tärkeimmistä keinoista, joita käytetään epävirallisten viestien välittämiseen.
4. Faksi. Erikoislaitteen avulla voit nopeasti siirtää kopion mistä tahansa asiakirjasta kumppanillesi. Nopeus on faksiviestinnän kiistaton etu. Tällä tavalla toimitetuilla asiakirjoilla ei kuitenkaan ole laillista voimaa, koska niillä ei olealkuperäiset allekirjoitukset ja sinetit. Tästä syystä useimmissa tapauksissa faksia käytetään viestintävälineenä vain asiakirjojen nopeaan lähettämiseen. Ne voidaan hyväksyä toteutettaviksi vain, jos alkuperäiset lähetetään niiden jälkeen tavallisella postilla. On syytä muistaa, että "Viralliseen käyttöön" tai "Luottamuksellinen" merkittyjen asiakirjojen lähettäminen faksilla on kiellettyä.

Liikeviestintä

Suullinen yhteydenpito on aina ollut ammatillisen viestinnän ytimessä. Se toteutetaan ihmisten kesken, joita tapauksen edut yhdistävät ja joilla on myös tarvittavat v altuudet ratkaista ilmenneet ongelmat ja luoda kumppanuuksia.

Tällaiset keskustelut ovat ammattimaisen viestinnän väline, joka sisältää kaikki ne edut, joita puhelinviestinnästä ja kirjallisen tiedon vaihdosta puuttuvat. Tosiasia on, että liikeviestintä:

• suoritetaan läheisessä kontaktissa, kun on mahdollista keskittyä vain yhteen keskustelukumppaniin tai pieneen ihmisryhmään;
• luo edellytykset henkilökohtaisten suhteiden solmimiselle;
• tarkoittaa suoraa yhteyttä.

Liikekeskustelulla tarkoitetaan ensisijaisesti suullista puhetta. Ja sillä on kirjoitettuun muotoon verrattuna useita merkittäviä eroja. Tällaisen keskustelun aikana on mahdollista vaikuttaa suoraan keskustelukumppaniin tai ihmisryhmään. Tässä tapauksessa käytetään eleitä ja ilmeitä, intonaatiota ja niin edelleen. Sitä paitsi,kasvokkain tapahtuva kommunikointi ei jätä aikaa ennakko-ajattelulle. Tästä syystä liikekeskusteluissa käytetään usein satunnaisia kommunikaatiomuotoja sekä joitain tyylillisiä ja kieliopillisia piirteitä.

Ammatillisen viestinnän perustana käytetty liikekeskustelua erottaa ensisijaisesti ajatuksen looginen rakenne. Nykyisen käytännön perusteella voidaan väittää, että liikemiehet, jotka osaavat käyttää erinomaisia arvioita ja käsitteitä, jotka pystyvät vakuuttavasti todistamaan ja tekemään oikeita johtopäätöksiä, menestyvät paljon nopeammin kuin liikemiehet, joilla näitä taitoja ei ole.

Ammattikeskustelulla on oma psykologinen kulttuurinsa. Se piilee keskustelukumppanien kyvyssä tehdä hyvä vaikutelma muihin, luoda ystävällinen ilmapiiri kokouksesta, soveltaa erityisiä tekniikoita, jotka suojaavat vääriltä kysymyksiltä, kuunnella vastustajiaan loppuun asti ja tarvittaessa kumota heidän väitteensä, käyttää tekniikka, joka mahdollistaa konfliktittoman viestinnän.

Kulttuurienväliset suhteet

Nykyään maailma on yhä enemmän globalisaatioprosessin syleilyssä. Siksi kulttuurienvälinen ammatillinen viestintä tulee etualalle. Sen toteuttamiseen tarvitaan asiantuntijoita, jotka eivät vain osaa vierasta kieltä. Heidän on hallittava se liikeviestinnässä.

Useimmiten tällainen ammattiviestintä tapahtuu englanniksi. Se on tärkein viestintävälineosav altioiden välinen taso.

Englanti ammattiviestinnän alalla on modernisoitu ja yksinkertaistettu versio englannin kielestä yleensä. Sille on ominaista tavallisten kliseisten lauseiden sekä kaikenlaisten kuvioiden esiintyminen. Asiantuntijan on tunnettava ne ja osattava käyttää niitä tietyissä tilanteissa.

Jos liikemies kutsuu tulkin liiketapaamiseen, ammatillisessa viestinnässä tällainen asiantuntija ei lähde pelkästään elämänkokemuksestaan ja omassa kulttuuriympäristössään hyväksytystä käytöksestä. Muiden kansojen käyttäytymisen erityispiirteiden huomioon ottaminen auttaa välttämään väärinkäsityksiä, virheitä ja ongelmia keskustelussa.

Kulttuurienvälisessä ammatillisessa viestinnässä on välttämätöntä tuntea ihmissuhteiden normit, jotka hyväksytään tietyssä yhteiskunnassa. Nimittäin - ei-verbaaliset ja verbaaliset viestintäkielet. Ensimmäinen niistä sisältää erilaisia sanattomia signaaleja, joita viestinnän osallistujat lähettävät toisilleen. He tekevät tämän usein tiedostamatta. On pidettävä mielessä, että ei-verbaalisten ja verbaalisten kielten tuntemus kulttuurienvälisessä ammatillisessa viestinnässä on avain onnistuneeseen tapaamiseen. Asiantuntijan tulee olla tietoinen tietyn ihmisen puheäänestä, ääntämisen voimakkuudesta, intonaatiosta, ilmeistä, asennoista jne. Niiden käytön normeissa keskustelun aikana voi olla joitain eroja. Hyvä esimerkki on perinteinen amerikkalainen hymy. Venäjällä sitä pidetään epärehellisenä ja keinotekoisena. amerikkalaisetpäinvastoin, he uskovat, että venäläiset ovat liian synkkiä, töykeitä ja vakavia.

Asiantuntijoiden koulutus

Miten osav altioiden välisen yritysviestinnän ongelmat ratkaistaan? Onnistunut neuvottelu edellyttää ammatillisen viestinnän alalla korkeasti pätevän kääntäjän läsnäoloa, jolla on sekä erikoistunutta että yleistä kulttuuritietoa. Venäjän yliopistot kouluttavat tällaisia asiantuntijoita.

Samaan aikaan ohjelmaa nimeltä "Kääntäjä ammattiviestinnän alalla" käytetään aktiivisesti. Se tarjoaa taidot kommunikoida tehokkaasti nykypäivän liike- ja kulttuurivaihdossa.

Päätoiminnot

Ammatillisen viestinnän ominaisuuksiin kuuluu sen melko monimutkainen järjestelmä. Se koostuu useista tasoista, jotka kattavat paitsi tietyn organisaation myös ulkoisen ympäristön. Harkitse ammattiviestinnän päätoimintoja.

1. Tietoa. Ammatillinen viestintä on suunniteltu toimimaan tietyn välittäjän roolissa. Sen avulla ideoita, päätöksiä ja viestejä vaihdetaan työntekijöiden välillä. Yritysviestinnän tietotoiminto on välttämätön organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi sekä tämän prosessin aikana ilmenevien ongelmien poistamiseksi.
2. Motivoiva. Ammattimainen viestintä edistää työntekijöiden halua suorittaa tehtävänsä paremmin. Tämä on motivoiva toiminto.ammatillinen viestintä. Tässä tapauksessa johtaja käyttää sellaisia keinoja kuin määräys, suostuttelu, ehdotus ja pyyntö.
3. Ohjaus. Hierarkkista alisteisuutta käyttäen tämä toiminto on suunniteltu seuraamaan yrityksen työntekijöiden käyttäytymistä.
4. Ilmainen. Tämän toiminnon avulla ammatillinen viestintä myötävaikuttaa sosiaalisten tarpeiden tyydyttämiseen ilmaisemalla kokemuksia ja tunteita siitä, mitä tapahtuu.
5. Kommunikaatio. Tämä ominaisuus on hyvin erityinen. Sen avulla tunnistetaan ja ratkaistaan tyypillisiä liikeviestinnässä ilmeneviä virheitä ja ongelmia sekä muotoillaan optimaalisen käyttäytymisen periaatteet.

Ammattiviestinnän toimintoja voidaan tarkastella myös yrityksen koko elämän turvaamisen kann alta. Tässä tapauksessa tapahtuu seuraavaa:

1. Sääntelytoiminto. Kommunikoinnissa on välillinen tai suora vaikutus työntekijään, joka on johdon kohteena. Tällainen toiminto myötävaikuttaa yhteisten toimien järjestämiseen tiimissä, johtajan koordinointiin ja optimointiin kaikkien ryhmän suorittamien toimien kanssa.
2. Sosiaalinen ohjaustoiminto. Kaikilla organisaation ongelmien ratkaisumenetelmillä sekä sen työmuodoilla ja periaatteilla on selvä normatiivinen luonne. Kaikkien näiden määräysten säätely, joka on johtajan ohjeissa ja määräyksissä, auttaa varmistamaan laitoksen organisoinnin ja eheyden sekä jokaisen tiimin jäsenen yhteisen toiminnan johdonmukaisuuden. Tämän suunnan säilyttämiseksi jaharjoittavat sosiaalista valvontaansa ammattiviestinnässä.
3. Sosialisointitoiminto. Se on yksi jokaisen johtajan päätehtävistä. Tämän toiminnon avulla nuoret työntekijät voivat osallistua yhteisiin toimiin, jotka alkavat hallita kommunikaatiotaitoja ja -taitoja, oppivat navigoimaan viestintätilanteessa, puhumaan ja kuuntelemaan. Kaikki tämä on erittäin tärkeää paitsi ihmisten välisen sopeutumisen, myös ammatillisen toiminnan toteuttamisen kann alta. Samalla nuoret saavat suvaitsevan, kiinnostuneen ja hyväntahtoisen asenteen muita työntekijöitä kohtaan sekä kyvyn toimia kollektiivisen tehtävän suorittamiseksi.
4. Sosiopedagoginen. Ammatillisen viestinnän prosessissa on koulutus-, koulutus- ja työntekijän persoonallisuuden kehittäminen samalla kun hänelle siirretään käytännön kokemusta. Yhteisen toiminnan yhteydessä syntyvien systemaattisten kontaktien ansiosta kaikki kommunikaatioon osallistujat saavat tietoa itsestään ja kumppaneistaan sekä parhaista vaihtoehdoista tiimin eteen tulevien tehtävien ratkaisemiseksi. Käytännön taitojen hallinta on joskus joillekin työntekijöille mahdollinen korvaus puuttuvasta ammatillisesta tiedosta. Ja tämän takaa viestinnän sosiopedagoginen tehtävä.

Ohjeet

Ammattimainen viestintä perustuu:

1. Persoonallisuus. Tällaiselle kommunikaatiolle on ominaista monipuolisuus, ihmisten välisen vuorovaikutuksen avoimuus. Tämä periaate perustuu henkilökohtaiseen kiinnostukseen toisiaan kohtaan. Ja tästä huolimattaettä viestintä on liiketoimintalähtöistä. Tällaisella viestinnällä on väistämättä ihmissuhteen piirteitä.
2. Tarkoituksenmukaisuus. Tämä ammatillisen viestinnän periaate on monikäyttöinen, koska yritysviestinnän prosessilla on aiotun tietokuorman ohella myös taustalla oleva tavoite. Esimerkiksi johtaja, joka kertoo tiimille omistamansa tilastotiedot, haluaa tuoda esiin tietyn toiminta-alan ongelmalliset näkökohdat. Samanaikaisesti hän pyrkii todennäköisimmin alitajuisella tasolla osoittamaan läsnäolijoille kaunopuheisuuttaan, eruditiota ja älykkyyttään.
3. Jatkuvuus. Tämä on toinen ammatillisen viestinnän periaatteista. Se koostuu siitä, että joutuessamme liikekumppanimme näkökenttään meistä tulee jatkuvan yhteydenpidon aloittajia hänen kanssaan. Samaan aikaan kommunikaatiota ei tapahdu vain verbaalisella tasolla. Kumppani saa jatkuvasti käyttäytymisviestejä, joista hän voi tehdä asianmukaiset johtopäätökset.
4. Moniulotteisuus. Ammatillisen viestinnän aikana toteutuu ainakin kaksi ihmissuhteiden näkökohtaa. Ensimmäinen näistä on yritystietojen siirto ja luodun kontaktin ylläpito. Toinen on emotionaalisen asenteen käännös kumppania kohtaan (se voi olla positiivista ja negatiivista).

Ammattiviestinnän etiikka

Jokaisella yritysviestinnän osallistujalla tulee olla:

1. Rehellisyys. Tällaisella luonteenpiirteellä ihmiset pidättäytyvät petollisista teoista ja petoksesta. Kuitenkin jopaNiiden, jotka pitävät rehellisyyttä välttämättömänä liikekäyttäytymisen standardina, on joskus silti valehdettava. Tässä tapauksessa ihmisten on tehtävä valinta vaihtoehtojen välillä, jotka eivät heitä tyydytä. Totuus on kuitenkin aina kerrottava. Valehtelu on perusteltua vain valittaessa kahdesta pahasta pienempi, kun olosuhteet niin vaativat.
2. Rehellisyys. Tämä ihmiselle luontainen ominaisuus ilmenee hänen tekojensa ja uskomustensa yhtenäisyydessä. Kunnollinen käytös on kaksinaamaisuuden ja tekopyhyyden vastakohta. Sellainen ihminen tekee aina sen, minkä lupasi. Esimerkiksi työntekijä varmasti auttaa kollegaansa työtehtävän suorittamisessa. Näin tapahtuu, vaikka hänen ei olisikaan helppoa tehdä sitä, mutta hän lupasi.
3. Oikeudenmukaisuus. Tämä luonteenpiirre viittaa puolueellisuuden ja objektiivisuuden puuttumiseen arvioitaessa muita ihmisiä ja heidän toimiaan.
4. Vastuu. Tämä liikesuhteiden osallistujan piirre ilmenee siinä, missä määrin hän on vastuussa sanoistaan, noudattaa moraalinormeja ja täyttää velvollisuutensa.